Les avantages d'un agenda en ligne pour son business

C’est un fait : les agendas papier sont en voie de disparition. Mais côté numérique, les solutions proposées ne sont pas toujours suffisantes, notamment en mode partagé. Avec l’agenda Google par exemple, on reste entre collaborateurs : difficile d’ouvrir les accès à ses clients. Mais pour vraiment améliorer votre quotidien de professionnel, ce qu’il vous faut, ce sont des outils comme MonDocteur, Kiute, ou encore ClicRDV. Quels en sont les atouts ? On fait le point.

Agenda professionnel en ligne : un gain de temps et de productivité 

Imaginez-vous ne plus avoir à répondre au téléphone pour placer des rendez-vous. Avec un agenda partagé en ligne, vos clients peuvent consulter les disponibilités de vos prestations directement sur l’outil, et vous gagnez du temps. Pendant ce temps, vous vous focalisez sur votre cœur de métier. Par exemple, une esthéticienne en institut qui n’est pas dérangée pendant une prestation de massage : c’est mieux pour son client et elle-même, non ?

L’agenda en ligne, c’est aussi garantir un meilleur taux de remplissage de votre emploi du temps et de ceux de vos collaborateurs. Pourquoi ? Déjà, parce que vous pouvez ouvrir votre agenda sur une période longue. Qui plus est, l’agenda en ligne se met à jour automatiquement lorsqu’un rendez-vous est annulé : le créneau est ainsi libéré, et à nouveau « réservable ».

Un outil hyper pratique et optimisé pour les activités très demandées ou à forte tension, notamment les médecins, les infirmiers, les dermatologues ou les instituts de beauté et coiffeurs-coloristes !

Pour vos collaborateurs, c’est une petite révolution : ils peuvent désormais consulter leur agenda où qu’ils soient, sur mobile ou directement de chez eux, et bénéficient d’une vision de leur planning en temps réel. Une façon de les impliquer réellement dans la gestion de leur temps !

Finis les lapins et les rendez-vous oubliés ! 

Côté client, l’agenda partagé présente plein d’avantages. Oublier un rendez-vous, ça arrive à tout le monde. Pour éviter les consultations non-honorées, les solutions d’agenda en ligne envoient automatiquement des rappels par SMS et / ou email à vos clients.

Évidemment, vous pouvez choisir le nombre de rappels : le but n’est pas d'inonder vos clients de messages ! Et pour les récalcitrants qui vous posent des lapins à répétition, une solution existe : les blacklister de la prise rendez-vous en ligne. C’est un peu radical, mais au moins, ça fonctionne !

Une meilleure gestion et communication en interne

Choisir un agenda partagé en ligne, c’est aussi limiter les erreurs de gestion des rendez-vous entre vos différents collaborateurs. Deux rendez-vous qui se chevauchent ? Impossible. Le module gère le cadencement des rendez-vous en fonction des prestations que vous aurez paramétrées. Et comme tous vos employés n’ont pas les mêmes compétences ni les mêmes responsabilités, vous avez la possibilité de contrôler les accès et de paramétrer les prestations par collaborateur. En bref, l’agenda en ligne s’adapte à votre réalité RH.

Prenons un exemple : dans un institut de beauté, les prestations de massage ne sont réalisées que par une seule personne, Camelia, tandis que les autres prestations (épilation, maquillage permanent) sont aux mains de deux autres collaboratrices, Cynthia et Barbara. Camelia aura accès à son propre agenda, avec les rendez-vous de massage pris par sa clientèle, mais pas à la modification de l’agenda de ses collègues. Mais avantage non négligeable : tous les rendez-vous pris en ligne par la clientèle pour des massages se positionneront sur l’agenda de Camelia uniquement.

Pour aller encore plus loin, il est possible de connecter votre agenda en ligne à votre logiciel de caisse. Vous pourrez alors consulter les statistiques par collaborateur, définir des KPI (ou indicateurs clés de performance) et des objectifs de chiffre d’affaires pour chaque prestation, par jour ou encore par employé.

Une gestion plus fine des ressources humaines 

Mieux gérer ses prises de rendez-vous, c’est aussi mieux gérer ses ressources humaines. Le but : avoir une visibilité sur vos pics d’activité, les périodes plus creuses, et également prendre en compte les congés de vos collaborateurs. Avec un planning en ligne, on peut anticiper des absences (congés collaborateurs ou maladie) en fermant une partie de l’agenda tout en laissant la prise de rendez-vous ouverte auprès des clients. Au bout de quelques temps de prise en main, l’agenda en ligne devient un réel outil de pilotage. Vous avez une vision de plus en plus précise de l’activité en interne.

Un agenda collaboratif qui peut être lié à tous vos outils en ligne 

Suivant la solution choisie, un agenda en ligne peut se connecter à tous vos outils en ligne. À commencer par votre site internet ! Mais aussi votre fiche PagesJaunes, votre page Facebook ou même depuis votre fiche Google My Business. Votre agenda professionnel s'alimente automatiquement depuis ces différentes plateformes. De cette façon, vous multipliez les canaux d’exposition et donc, les audiences potentielles. Pour certaines solutions, il est même possible de synchroniser votre agenda Gmail ou Outlook avec votre agenda de prise de rendez-vous en ligne. Et pourquoi ne pas y ajouter vos rendez-vous personnels ? Plus d’excuse pour ne pas être parfaitement organisé !
 

Un agenda professionnel en ligne, c’est un peu comme un smartphone : ça fait longtemps que ça ne sert plus seulement à téléphoner. Avec la solution Connect Premium, vous bénéficiez d’un agenda comme sur votre messagerie traditionnelle, mais qui fait le job de partage de vos disponibilités en interne et sur l’ensemble des différents canaux de communication. Découvrez vite la solution !